תחום העיסוק של החברה
לתחום העיסוק של החברה יש השפעה מכרעת על ההחלטה לגבי משרדים להשכרה . אם מדובר לדוגמה במשרד העוסק בעריכת דין, חלק גדול מההתנהלות שלו הוא בבית המשפט בתל אביב . להגיע לכל דיון ברגל במקום לחפש חניה זו פריבילגיה ונוחות מקסימלית. לכן, יחפש עורך הדין משרד במגדלי המשרדים הממוקמים בסמוך לבית המשפט, מגדל המוזיאון, בית אמות המשפט או משרדים ברחובות הסמוכים. כשמשכירים משרד במיקום מרכזי נהנים הלקוחות והעובדים הן ממקומות חניה רבים (יקרים) והן מתחבורה ציבורית נוחה של קווי אוטובוס, מוניות ותחנת רכבת עזריאלי שאיננה כה רחוקה, וכך כולם נהנים מכל היתרונות.
חברות אחרות העוסקות בתחומים אחרים יחפשו מיקומים שמתאימים להם יותר, לדוגמה, רואי חשבון יעדיפו משרדים להשכרה הסמוכים למשרדי פקיד השומה, סוכנויות ביטוח בקרבת משרדיהם של חברות הביטוח הגדולות וכו'
חיפוש משרד באינטרנט
אחרי שגובשה חשיבה עקרונית על המיקום הרצוי של המשרד, מחפשים באינטרנט מתוך ההצעות הרבות, משרדים במיקום שנבחר, בגודל המשרד הנחוץ על פי מספר עובדיו ובעלות סבירה בהתאם למחירים המקובלים בסביבה זו.
במשך שעות רבות בכל יום, יבצע איש העסקים חיפוש באתרי האינטרנט השונים, ישוחח בטלפון עם המציעים כדי לקבל מידע נוסף לגבי משרדים להשכרה כמו מועד הכניסה, עלויות דמי האחזקה וכו'. למקומות רלבנטיים הוא ייצא לפגישה עם בעל הנכס או עם נציג חברת הניהול. החיפוש הוא סיזיפי ומעייף .
חיפוש משרד באמצעות משרד פרימיום
דרך הרבה יותר מעשית, קצרה וקלילה היא ליצור קשר עם משרד העוסק בתווך משרדים. ברשותו של משרד זה כמות עצומה של משרדים להשכרה בכל הגדלים ובהרבה מאד מיקומים. לאחר שמעבירים להם את המיקום הנדרש, גודל המשרד והתקציב העומד לרשותכם, הם ממפים את כל המידע ושולפים כמה הצעות אטרקטיביות. אתם קובעים עם אדם אחד סבב משרדים, רואים את כולם ומחליטים מה מתאים ומקדמים את התהליך ואם לא מתאים, המשרד ממשיך לחפש עבורכם.
יתרונות של עבודה עם משרד העוסק בתחום השכרת המשרדים
נציגי המכירות הם בעלי ידע עצום בכל הקשור להשכרת משרדים ולכן בהתנהלות איתם יקבל הלקוח הרבה מאד טיפים שיעזרו לו מאד לקבל החלטות. הם גם אלה שיעזרו ללקוח לנהל משא ומתן הוגן עם בעל הנכס או עם חברת הניהול כדי לקבל שכר דירה נמוך יותר, תקופת שכירות ארוכה יותר ללא העלאת גובה שכר הדירה, השתתפות המשכיר בעלויות של שיפור המושכר ועוד.
המסקנה היא שעדיף לבצע את העסקאות דרך משרד מקצועי, זה משתלם מאד לטווח הארוך לעניין ההתנהלות הכספית עם המשכיר וחיסכון משמעותי זה מכסה ללא ספק את עלות התיווך.