לפני השכרת משרדים, חשוב להבין מושגים בסיסיים כמו למשל יחס ברוטו / נטו. הברוטו מתייחס לגודל המשרד להשכרה, כולל שטחים ציבוריים. הנטו מתייחס לגודל המשרד בפועל. תשלום השכירות מחושב לפי מ"ר של שטח המשרד, כולל השטחים הציבוריים.
דמי האחזקה במשרדים, כוללים לעיתים גם את החשמל עבור אנרגיית המזגנים, מה שגורם לחיסכון משמעותי בחשבון החשמל, אך חשוב לברר נקודה זו בטרם התחלת הליך ההשכרה, ולשאול את סוכני תיווך משרדים, אשר לבטח מעורים יותר בחוקים וההסדרים שיש לחברות שמשכירות את המשרדים.
משרדים להי טק, עורכי דין או רואי חשבון?
בזמן חיפוש משרד להשכרה באמצעות מתווכים, יש לפרוש בפניהם את מפרט הדברים שאנו מחפשים וכמובן את יעוד המשרד:
משרד המיועד לעורכי דין – צריך או עדיף להיות בקרבת בתי משפט ובאזור בו ישנם עורכי דין נוספים. רואי חשבון מעדיפים להיות בקרבת מרכזים עסקיים, ובכלל שיתוף הפעולה הפורה בין המשרדים עשוי לגרום להצלחת העסק.
באם ההשכרה מיועדת להיי-טק או סטארט-אפ, יש לקחת בחשבון את העובדה שישנן רשויות ועיריות שמעניקות הנחה בארנונה לסוג זה של משרדים.
בתחשיב מחיר ההשכרה, יש לקחת בחשבון ששכירות בבניין עם שומר 24 שעות ביממה, עולה יותר. דמי הניהול יכולים להוות גורם משמעותי בתמחור.
מאידך, רוב השוכרים מחפשים בניין משרדים מכובד עם לובי מרשים ומעלית מכובדת, מפני שהמבקרים / האורחים שנכנסים לפגישות עסקיות, מייחסים חשיבות רבה יותר לעסק שנמצא במקום מכובד. הסביבה בעצם מהווה את כרטיס הביקור של משרדך.
גורם נוסף לשינוי במחירי השכרת המשרדים: סוכן אשר עוסק בתיווך משרדים ידע פרטים לגבי הסדרי תנועת התחבורה הציבורית באזורים השונים. ישנה חשיבות רבה לקרבה לצירי תנועה מרכזיים במיוחד עבור עובדים אשר מעדיפים להימנע מפקקי תנועה ולהיכנס למשרד באמצעות תחבורה ציבורית נוחה כגון אוטובוס, רכבת וכד'.
